5 soluciones esenciales para que una pyme emita facturas profesionales y agilice sus cobros
La emisión correcta de facturas y la rapidez en el cobro son dos elementos que determinan en gran medida la solidez financiera de una pequeña empresa. A pesar de ello, numerosos negocios continúan elaborando sus facturas en hojas de cálculo, las envían por correo sin ningún seguimiento posterior y confían en que el cliente abone el importe dentro del plazo pactado sin contar con ningún mecanismo de recordatorio. Las consecuencias suelen ser las mismas: cobros que se demoran, presión sobre la tesorería y horas invertidas en reclamar pagos que, en condiciones normales, deberían llegar sin necesidad de insistir.
Con la llegada inminente de la obligatoriedad de la factura electrónica, ha surgido una oportunidad idónea para replantear y actualizar todo el circuito de facturación. Las cinco soluciones que se describen a continuación no se limitan a asegurar el cumplimiento normativo, sino que cambian por completo el modo en que una pyme factura y recupera sus cobros.
1. Sage: solución de contabilidad y factura electrónica
Sage constituye el punto de partida desde el cual cualquier pequeña empresa puede organizar su facturación. Sus productos se ajustan a la normativa en vigor, entre ella los requisitos de Verifactu y los de la Ley Crea y Crece, y hacen posible emitir facturas en los formatos estructurados que reconoce la Agencia Tributaria, así como recibir las de los proveedores y registrarlas contablemente de forma automática.
Todo el circuito de facturación gana en fluidez: las facturas se generan en cuestión de minutos, se remiten desde la misma plataforma, su estado puede consultarse en tiempo real y los cobros se conciliar de manera automática. Aquellas empresas que aún dependen de procedimientos manuales notarán una mejora inmediata tanto en eficiencia como en cumplimiento al adoptar Sage.
Su relevancia: contar con una plataforma de facturación que cumpla la normativa y esté vinculada a la contabilidad es el cimiento sobre el que se sostiene todo el proceso. Sin esa base, las demás herramientas no pueden desplegar todo su potencial.
2. Pipedrive: CRM orientado a la gestión comercial
Una facturación eficaz se decide, en realidad, antes de que la factura llegue a emitirse. Cuando la actividad comercial y el proceso de facturación funcionan por separado, los datos del cliente y los conceptos a facturar deben introducirse dos veces, lo que abre la puerta a errores y demoras. Pipedrive, un CRM flexible, se conecta con el software de facturación para transformar de manera automática los presupuestos aceptados en facturas.
A esto se suma que la visión sobre el pipeline comercial hace posible prever los ingresos de los periodos venideros y ajustar la planificación de tesorería con mayor exactitud, vinculando de forma directa la actividad de ventas con las previsiones financieras.
Su relevancia: al unificar la actividad comercial con la facturación se suprime la doble introducción de datos, se agiliza la emisión de facturas y mejora la visión sobre los ingresos futuros.
3. Expensify: gestión de gastos empresariales
Vigilar los gastos resulta tan relevante para la salud financiera de una empresa como vigilar los ingresos. Expensify posibilita registrar los gastos al instante mediante fotografías de tiques y facturas, incorporando extracción automática de datos y circuitos de aprobación ya integrados. Una vez aprobados, esos gastos pasan directamente al software contable, de modo que el panorama financiero se mantiene siempre completo.
En el caso de pequeñas empresas cuyos empleados o colaboradores generan gastos en representación del negocio, Expensify acaba con la acumulación de comprobantes en papel y con la hoja de cálculo de gastos mensual, sustituyéndolas por un proceso continuo y automatizado.
Su relevancia: disponer de un control de gastos digital conectado a la contabilidad cierra el ciclo financiero y suprime una de las causas más habituales de errores y retrasos administrativos.
4. Validated ID: firma electrónica
Iniciar la facturación sin disponer de un acuerdo firmado deja a la empresa expuesta a controversias sobre el alcance del servicio o las condiciones de pago. Validated ID, plataforma española de firma electrónica, permite remitir contratos, presupuestos o acuerdos de servicio, obtener la firma en pocos minutos desde cualquier dispositivo y guardar el documento de forma segura.
Cuando existe un contrato firmado antes de arrancar cada proyecto, la factura posterior queda libre de ambigüedades, el cliente carece de argumentos para cuestionar las condiciones acordadas y el cobro se produce con menor friccción y mayor celeridad.
Su relevancia: disponer de un acuerdo firmado antes de cada proyecto es el recurso más eficaz para evitar disputas de facturación y los consiguientes retrasos en el pago.
5. GoCardless: automatización de cobros
En el caso de las empresas que trabajan con clientes recurrentes o prestan servicios periódicos, el cargo domiciliado es el recurso más eficaz para acabar con los retrasos en el pago. GoCardless hace posible cobrar las facturas mediante adeudo directo, de forma que el importe se carga en la cuenta del cliente en la fecha convenida sin que ninguna de las partes tenga que intervenir manualmente.
Los cobros se conciliar de manera automática con las facturas correspondientes dentro del software contable, y el estado de cada factura se actualiza en tiempo real. La tesorería gana en previsibilidad y el tiempo destinado a enviar recordatorios prácticamente desaparece.
Su relevancia: el adeudo directo convierte el pago puntual en la norma habitual, elimina los retrasos por descuido y hace que la tesorería sea mucho más predecible.
Preguntas frecuentes
¿A partir de cuándo será obligatoria la factura electrónica para las pequeñas empresas? La entrada en vigor se producirá de manera escalonada. En una primera etapa quedarán afectadas las empresas de mayor volumen de facturación, y más adelante la obligación se extenderá al resto de empresas y autónomos. En cualquier caso, todas las empresas deberán estar en condiciones de recibir facturas electrónicas desde el primer momento, sea cual sea su tamaño. La vía más segura para conocer los plazos concretos aplicables a cada situación es consultar la normativa vigente o acudir a un asesor o a la web de la Agencia Tributaria.
¿En qué se diferencian Verifactu y la factura electrónica? Son dos obligaciones vinculadas entre sí, pero no idénticas. Verifactu alude al sistema de emisión de facturas verificables que nace de la Ley Antifraude y que incide sobre el software de facturación empleado. La factura electrónica, por su parte, deriva de la Ley Crea y Crece y consiste en la obligación de emitir y recibir facturas en formatos estructurados e interoperables. Ambas exigencias deben cumplirse simultáneamente, y los programas de facturación ya actualizados, como Sage, cubren los dos requisitos.
¿Basta con remitir la factura en PDF por correo electrónico? No es suficiente. Un archivo PDF enviado por correo no se considera una factura electrónica válida conforme a la nueva normativa. Una factura electrónica auténtica debe emitirse en un formato estructurado, como Facturae, UBL o XML, que permita su procesamiento automático en los sistemas de ambas partes. El software de facturación homologado genera estos formatos de manera automática.
¿Qué influencia tiene la factura electrónica sobre los plazos de cobro? La influencia es indirecta, aunque positiva. Al facilitar el tratamiento automático de las facturas en los sistemas contables de los clientes, la facturación electrónica estructurada puede acortar los tiempos de validación y pago. Además, poder seguir con precisión el estado de cada factura (recibida, aceptada, pagada) permite realizar seguimientos más ajustados y actuar antes cuando una factura se acerca a su vencimiento sin haberse abonado.
¿Es necesario sustituir el software de facturación que ya utilizo para cumplir la normativa? Todo depende de si el proveedor actual ha actualizado su solución para ajustarse a los requisitos de Verifactu y de la Ley Crea y Crece. Resulta imprescindible comprobar que el software en uso está debidamente homologado. Si no lo está, este es el momento adecuado para valorar una alternativa que garantice el cumplimiento normativo tanto presente como futuro, como es el caso de Sage.